Erfahrungsbericht: Endlich Klarheit im Datenschutz.

Warum ich mich für Datenschutzexperte.de entschieden habe.

Ich bin Geschäftsführer der work4all GmbH in Köln. Wir entwickeln ein integriertes ERP-System für kleine und mittelständische Unternehmen – Projektmanagement, CRM, Zeiterfassung, Buchhaltung, alles in einer Software.

Was wir für unsere Kunden leisten, wollten wir auch intern leisten: Struktur. Besonders im Datenschutz. Aber das war nicht immer so...

Anton Schmitz

Vier Jahre Einzelberatung – viele Dokumente, wenig Überblick

Vor vier Jahren habe ich begonnen, mich mit Datenschutz und Compliance zu beschäftigen – wie viele andere auch aus der Notwendigkeit heraus. Ich habe mir einen Juristen an die Seite geholt, um rechtssicher aufgestellt zu sein.

Die Sitzungen waren gut gemeint, aber oft überfordernd: viele Fachbegriffe wie TOMs, Audits, personenbezogene Daten, AVV – ich habe mitgeschrieben, aber nie ein klares Konzept vor mir gesehen. Dazu kam, dass wir auch Cloud-Verträge brauchten, Lizenzmodelle unterschieden – und der Jurist erst einmal verstehen musste, waswir überhaupt tun.

Anfang 2025 wurde mir klar: So geht es nicht weiter. Wir hatten immer mehr Kunden, die mit eigenen Datenschutzbeauftragten auf uns zukamen – mit sehr konkreten Anforderungen. Ich war es leid, mich in immer neue Diskussionen zu stürzen, weil unsere Vertragsformulierungen nicht wasserdicht waren.

Offene Fragen, keine Struktur...

Am Ende hatten wir 2020 zwar einen Hostingvertrag, SaaS-Vertrag, Lizenzverträge (Miete/Kauf), AVVs und TOMs – aber mir fehlte die Übersicht. Ich wollte in Erfahrung bringen:

Was passiert mit den Mitarbeiterverträgen?

Muss unsere Software datenschutzrelevante Features haben?

Wie dokumentiere ich Löschungen?

Wann und wie schulen wir unsere Mitarbeitenden?

Muss ich auch bei einer TeamViewer-Sitzung einen AVV abschließen?

Dann kam der Tipp: datenschutzexperte.de

Nach meinem ersten Termin war ich überrascht – im positiven Sinn: Ein geführter Datenschutzprozess, visuell abgebildet, Schritt für Schritt.

Als Softwareunternehmen liebe ich genau das. Endlich ein System, das nicht nur berät, sondern mich auch strukturiert durch den Prozess führt. Wir haben direkt zugesagt – auch, weil im Paket 20 Stunden Juristenberatung enthalten waren. Die wollte ich unbedingt haben, um bei Bedarf auf Augenhöhe mit den Datenschutzbeauftragten unserer Kunden sprechen zu können.

Die Umsetzung: intensiv, aber befreiend.

Nach sechs Wochen: Struktur und Stolz

‍Raus aus den juristischen Endlosschleifen.

Es dauerte einige Wochen, aber ich verstand immer mehr. Die Aufgaben wurden weniger. Die Logik des Systems wurde klarer. Und eines Tages klingelte das Telefon:
„Herr Schmitz, sehr gut – Sie können den Audit-Termin mit Ihrem externen Datenschützer vereinbaren.“ Ich war ehrlich gesagt stolz.
Weil ich es geschafft habe ein System zu finden das uns führt.

Mein Fazit:
Ich bin sehr glücklich mit der Entscheidung für datenschutzexperte.de. Für uns als Softwarehaus ist der strukturierte, softwaregestützte Ansatz genau richtig und ich kann mich wieder auf das konzentrieren, was ich eigentlich tun will: eine effiziente Software bauen.

Vom Mittelstand für den Mittelstand

Persönlich. Direkt. Flexibel.

Made in Germany Abzeichen mit deutscher Flagge.
Seit 1990 entwickeln und vertreiben wir ausschließlich unser Produkt work4all.
Im Laufe der Jahre konnten wir über 1000 Kunden – vom Einzelplatz bis hin zu Unternehmen mit 250 work4all-Usern – in Deutschland und dem europäischen Ausland von unserer Softwarelösung überzeugen.
40+
Mitarbeiter
1.000+
kunden
1990
gründung
20.000+
Nutzer

Was wir tun

work4all adressiert kleine und mittelständische Unternehmen (3 bis 250 Anwender), die wir außergewöhnlich schnell in die Lage versetzen, effizient mit unserer Software zu arbeiten. Unser Produkt ist grundsätzlich branchenneutral und äußerst flexibel in der Konfiguration für spezielle Anforderungen und individuelle Anwendungsbereiche. Für verschiedene Branchen gibt es Branchenerweiterungen mit spezifischen Zusatzfunktionen.


Wer wird sind

work4all Gruppenbild
Unser Team 2023 beim gemeinsamen Offsite in Berlin

Gründer der work4all GmbH sind die Eheleute Toni und Marita Schmitz sowie Dieter Pankow. Bis heute leitet Familie Schmitz das Unternehmen aus dem Firmensitz in Köln, auch die zweite Generation ist schon mit an Bord. Mit über 30 motivierten Mitarbeitern wird stetig an der Performance und Weiterentwicklung von work4all gearbeitet.

Seit der Erstentwicklung im Jahre 1990 steht die Nutzerfreundlichkeit von work4all im Vordergrund. Das ansprechende Windows-Design sorgt auch bei komplexen Prozessen dafür, dass die Anwender die Inhalte schnell verstehen und intuitiv im Betriebsalltag nutzen können.

Das umfassende Funktionsspektrum von work4all verfolgt das Ziel, möglichst viele Prozesse vom Erstkontakt bis zur Buchhaltungsschnittstelle in einer Software abzubilden, um digitale Brüche und pflegeintensive Schnittstellen zu vermeiden.

work4all Team event Bild

Wo wir herkommen

Aus Deutschland für den deutschen Mittelstand.

Email
Für alle Support-Anfragen
support@work4all.de
Telefon
Rufen Sie uns an:
+49-2234-6903-111
Impressum
work4all GmbH
Max-Planck-Straße 6-8
50858 Köln

Hohe Zufriedenheit unserer Kunden - mit Topnoten!

Seit 8 Jahren schneidet work4all in der Anwenderstudie von Trovarit in der Spitzengruppe aller Softwareanbieter ab, und das in diversen Kategorien der Umfrage!

Die Studie basiert allein auf Kundenmeinungen. Top-Werte für die Zufriedenheit bekam work4all unter anderem in den Bereichen:  

Gesamtzufriedenheit System & Wartungspartner

Usability / mobile Einsetzbarkeit

Preis / Leistungsverhältnis Software & Wartungspartner

Kompetenz & Schnelligkeit Support

Zielerreichung & Termintreue

Hohe Kundenzufriedenheit

Ausgezeichnet auf sämtlichen Plattformen

DATEV Marktplatz Kundenbewertung 5 Sterne
work4all Google 5 Sterne Bewertung
work4all App Store 4,9 Sterne Bewertung
Zertifikat GoBD
Capterra Best value 2023 Logo
OMR Top rated Logo
Top 10 CRM Softguide Logo

Vom Mittelstand für den Mittelstand

Persönlich. Direkt. Flexibel.

Made in Germany Abzeichen mit deutscher Flagge.
Seit 1990 entwickeln und vertreiben wir ausschließlich unser Produkt work4all.
Im Laufe der Jahre konnten wir über 1000 Kunden – vom Einzelplatz bis hin zu Unternehmen mit 250 work4all-Usern – in Deutschland und dem europäischen Ausland von unserer Softwarelösung überzeugen.
40+
Mitarbeiter
1.000+
kunden
1990
gründung
20.000+
Nutzer

Was wir tun

work4all adressiert kleine und mittelständische Unternehmen (3 bis 250 Anwender), die wir außergewöhnlich schnell in die Lage versetzen, effizient mit unserer Software zu arbeiten. Unser Produkt ist grundsätzlich branchenneutral und äußerst flexibel in der Konfiguration für spezielle Anforderungen und individuelle Anwendungsbereiche. Für verschiedene Branchen gibt es Branchenerweiterungen mit spezifischen Zusatzfunktionen.


Wer wird sind

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Unser Team 2023 beim gemeinsamen Offsite in Berlin

Gründer der work4all GmbH sind die Eheleute Toni und Marita Schmitz sowie Dieter Pankow. Bis heute leitet Familie Schmitz das Unternehmen aus dem Firmensitz in Köln, auch die zweite Generation ist schon mit an Bord. Mit über 30 motivierten Mitarbeitern wird stetig an der Performance und Weiterentwicklung von work4all gearbeitet.

Seit der Erstentwicklung im Jahre 1990 steht die Nutzerfreundlichkeit von work4all im Vordergrund. Das ansprechende Windows-Design sorgt auch bei komplexen Prozessen dafür, dass die Anwender die Inhalte schnell verstehen und intuitiv im Betriebsalltag nutzen können.

Das umfassende Funktionsspektrum von work4all verfolgt das Ziel, möglichst viele Prozesse vom Erstkontakt bis zur Buchhaltungsschnittstelle in einer Software abzubilden, um digitale Brüche und pflegeintensive Schnittstellen zu vermeiden.

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50858 Köln

Hohe Zufriedenheit unserer Kunden - mit Topnoten!

Seit 8 Jahren schneidet work4all in der Anwenderstudie von Trovarit in der Spitzengruppe aller Softwareanbieter ab, und das in diversen Kategorien der Umfrage!

Die Studie basiert allein auf Kundenmeinungen. Top-Werte für die Zufriedenheit bekam work4all unter anderem in den Bereichen:  

Gesamtzufriedenheit System & Wartungspartner

Usability / mobile Einsetzbarkeit

Preis / Leistungsverhältnis Software & Wartungspartner

Kompetenz & Schnelligkeit Support

Zielerreichung & Termintreue

Hohe Kundenzufriedenheit

Ausgezeichnet auf sämtlichen Plattformen

DATEV Marktplatz Kundenbewertung 5 Sterne
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