Ihr Update ist da!

Versionshinweise zu den aktuellen Updates

work4all entwickelt sich mit den Anforderungen unserer Kunden stetig weiter. Wir informieren Sie regelmäßig über die Weiterentwicklung der Funktionen, Verbesserungen oder neue Module, mit denen Sie noch effizienter arbeiten können.

...macht in diesem Jahr nicht der Mai, sondern der August. Wie jedes Jahr packen wir unsere Software farblich neu ein: Alles wird grün! (Keine Angst - nur in work4all!). ​

Wir hoffen, Ihnen mit der Bildauswahl einen bunteren Alltag zu verschaffen. ​ ​

Sie können Ihr Bild unten rechts im Desktop auswählen. Oder schalten Sie die Bilder aus und ersetzen sie durch neutrale Farben (ebenfalls unten rechts im Desktop). ​

In der Regel werden Sie nur wenige Kostenstellen führen. Sind es aber viele (und geht das Controlling auch im Erlösbereich in sogenannte Profitcenter), wird Ihnen die Kostenstellen-Gruppierung helfen. ​ ​

Zum Beispiel, um sehr schnell Bereichs-/Abteilungsergebnisse zu controllen. ​​

Lesen Sie unser ausführliches Infoblatt zu diesem Thema. ​​

Wenn organisatorisch eine wichtige Beziehung zwischen Projekten und Kunden-Kategorien besteht, ist diese kleine Änderung möglicherweise ideal für Ihr Marketing-Controlling.​ ​​

Sie sehen alle Marketing-Projekte und zusätzlich die dem Kunden zugeordneten Kategorien.​ ​​

Lesen Sie unser ausführliches Infoblatt zu diesem Thema. ​​

Im Bereich der Dateiverwaltung kommt in den nächsten Jahren auf uns alle eine Revolution zu: Dokumente in der Cloud. work4all wird dies intensiv unterstützen, denn es bringt enorme Vorteile mit sich. ​​

Den Anfang machen wir mit der Verwaltung von Links.​ ​​

Lassen Sie sich überraschen… ​​

Lesen Sie unser ausführliches Infoblatt zu diesem Thema. ​​

Das Thema ist nicht neu. ​​

Aber leider ist es manchmal etwas schwer zu verstehen. Besonders dann, wenn Rechte und Objektschutz kombiniert benutzt werden. Und in Verbindung mit Cloud-Dokumente wird man ggf. noch einmal neu darüber nachdenken müssen.​ ​​

Deshalb haben wir die Effekte des Objektschutzes einmal in kurzer Form in einem neuen Infoblatt dargestellt. ​​

Lesen Sie unser ausführliches Infoblatt zu diesem Thema. ​​

Ab Herbst 2022 wird der bisher genutzte Einzahlungsschein in der Schweiz nicht mehr akzeptiert und durch die QR-Rechnungen ersetzt. Die QR-Rechnung besteht aus einem standardisierten Empfangsschein sowie einem Zahlteil. Mithilfe des QR-Codes auf der Rechnung können entsprechende Zahlungsinformationen direkt abgerufen, kontrolliert und falls erforderlich auch manuell erfasst werden.

(zum Vergrößern anklicken)

Die Broschüre der SIX Swiss Exchange bietet weiterführende Informationen für diese Umstellung: Broschüre öffnen Anbei sehen Sie ein Beispiel einer mit work4all generierten QR- Rechnung. Sie wollen die QR-Rechnung bereits auf Ihre ERP-Dokumente drucken? Schreiben Sie uns an!

Stücklisten Erweiterung der Anzeige von stillgelegten Komponenten ​innerhalb einer Stückliste​.
Zahlungen Unterscheidung zwischen Erstellungs- und Änderungsdatum ​bei Aus- und Eingangsrechnungen​.
Zertifikat Ab dieser Version ist work4all mit einem ​Code-Signing-Zertifikat versehen.​
CTI Trennung der Einstellungen für ​ein- und ausgehende Telefonate („Tapi-Line“).
Lager Die Lagerbuchung bei Lieferscheinen wird gesperrt, wenn ​mindestens einer der Artikel in einem anderen bereits​ gebucht wird. ​
Artikel Zwei neue Felder für den Artikelimport "Standard-Lager" ​und "Preis für Menge".
Ticketliste Anzeige des summierten Zeitverbrauchs je Ticket.​ Zusätzlich ist ja bereits seit Version 11.0.148 der ​geplante Zeitbedarf sichtbar.

Im Laufe des letzten Jahres wurden nach und nach diverse Listen komplett überarbeitet. Wichtigster Effekt war meist die neue Tabellendarstellung mit Filtern, Gruppierung. Wie in Excel.​ ​​

Damit nicht zu viel Unruhe in Ihren Alltag kommt, haben wir diesen Übergang sehr sanft gestaltet: Sie konnten zwischen alter und neuer Maske wechseln. Nun – mit Version 11.1 – haben wir einheitlich alle Masken auf den neuen Stand gebracht. Melden Sie sich bitte bei unserem Support, wenn das in Ihren Abläufen aus irgendeinem Grund nicht passt. ​​

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In der Ticketliste können Sie nun mehrere Tickets markieren und per Rechtsklick gleichzeitig Eigenschaften verändern. Angepasst werden können Art, Bearbeiter, Priorität, Status und das Wiedervorlagedatum. Sie finden die Funktion in der Ticketliste, markieren Sie mehrere Tickets und ändern dann ein beliebiges Feld per Rechtsklick.

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Mit der neuen Schnittstelle "DATEV Buchungsdatenservice", die als Alternative zur DATEV Professional Schnittstelle dient, wird die Übergabe der Daten nach DATEV einfacher. Per Knopfdruck in work4all werden sowohl die Belegbilder als auch die Buchungssätze und Stammdaten direkt nach DATEV übertragen. Der Umweg über DATEV Unternehmen online bzw. DATEV Belegtransfer entfällt dadurch.

Sie nutzen bereits die DATEV Professional Schnittstelle? Dann können Sie kostenfrei umsteigen (Beratung ausgenommen). Im Infoblatt (unten verlinkt) steht alles, was Sie wissen müssen. Natürlich können Sie auch alles so lassen wie es ist, der DATEV Buchungsdatenservice ist nur eine zusätzliche Option.

Sie übertragen noch keine Belege digital nach DATEV, möchten das aber zukünftig tun? Schreiben Sie uns gerne eine Email an support@work4all.de.

Lesen Sie unser ausführliches Infoblatt zu diesem Thema.

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Ein Artikel kann in work4all als Komponente in mehreren Stücklisten enthalten sein. Sofern sich dieser Artikel durch einen anderen Artikel (beispielsweise ein Nachfolgemodell) ändert, können Sie diesen mit der neuen Funktion in allen Stücklisten anpassen. Die Funktion ist per Rechtsklick auf Artikeln in der Artikelliste verfügbar, im nächsten Schritt wird dann nach dem Ersatzartikel gefragt.

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Im Mahnwesen kann es bei langjährigen Kundenbeziehungen zu Absprachen bei den offenen Posten kommen. Im Feld „OP-Notiz“ können Sie nun Notizen zu Kunden mit offenen Ausgangsrechnungen erfassen, sodass alle Kollegen einen Überblick über etwaige Absprachen erhalten.

Das Feld ist standardmäßig ausgeblendet und befindet sich bei der Spaltenauswahl im Rechnungsausgangsbuch unter "Mahnwesen". In der Spalte erscheint ein kleiner Button mit drei Pünktchen, um in den Eingabemodus zu gelangen.

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Die Projektzeiterfassungs-Maske in work4all wurde um die Zeile „Tickets“ erweitert. Damit lassen sich die Zeiten, zusätzlich zur Erfassung im Ticket, nun auch in der Projektzeiterfassung-Maske auf Tickets erfassen.

Sie können sich die Tickets in der Projektzeiterfassung im Menüpunkt „Feldanzeige“ einblenden. Es werden alle Tickets des ausgewählten Kunden angezeigt, 

  • die den Status "Offen" gesetzt haben oder
  • in den letzten 30 Tagen auf "Erledigt" gesetzt wurden.

Wenn Sie work4all von überall ohne VPN oder Terminalserver bedienen und keinen Aufwand mehr mit IT-Themen bzgl. work4all haben möchten, ist die work4all Cloud genau das richtige für Sie! Wir stellen Ihre Server (natürlich in Deutschland), kümmern uns um Ihre Backups, Ihren Microsoft SQL-Server und vieles mehr. Der Umzug von Ihrem lokalen Server in die work4all Cloud dauert ca. einen Tag, danach sind Sie in Ihrer gewohnten work4all Anwendung sofort einsatzfähig.

Die Server-Umzugskosten (Dienstleistung) entfallen für Sie im Juli und August. Lassen Sie sich gerne von uns beraten und schicken uns eine Mail an support@work4all.de.

Mehr Informationen zur Cloud finden Sie auf www.work4all.de/technische-themen/cloud/

  • ABWESENHEITSKALENDER Neue Rechte „Eigenen Urlaubsanspruch ändern“ und „Fremden Urlaubsanspruch ändern“. Diese steuern, wer die Felder „Anspruch“ und „Übertrag“ der Urlaubstage pflegen kann.
  • RECHNUNGEN In XRechnungen können nun auch Anhänge über die .xml-Datei übergeben werden. Per Rechtsklick auf den Anhang einer Rechnung kann dieser als „Rechnungsbegründend“ markiert werden und wird dadurch mit übertragen.
  • PROJEKTZEITABRECHNUNG Sofern Sie in einem Sammelprojekt mehrere Kunden abrechnen, besteht nun die Möglichkeit, einzelne Kunden aus diesem Projekt auszuwählen. Lesen Sie unser ausführliches Infoblatt zu diesem Thema.

Das Online-Banking wurde an diversen Stellen optimiert, um das Ausziffern von Ausgangsrechnungen und die Überweisung von Eingangsrechnungen zu erleichtern. Unter anderem wurde folgendes geändert:

  • Die Online-Banking-Maske kann nun gleichzeiti

    (Zum Vergrößern Bild anklicken)

    g mit anderen Masken aufgerufen werden
  • Verbesserung der Geschwindigkeit
  • Die Analyse der Kundenzahlungen wurde insofern verbessert, dass nun auch Zahlungen ohne Rechnungsnummer (aber mit Kundennummer) gefunden werden
  • Merken der Filter, so kann man sich zum Beispiel immer auf Kundenzahlungen konzentrieren
  • Aufruf der manuellen Buchungsfunktion komplett verändert
  • Merken des letzten Auszifferns und Anzeigen im Rechnungsausgangsbuch

Lesen Sie unser ausführliches Infoblatt zu diesem Thema.

Die Projektzeit-Auswertung (der 3. Reiter der "Projektliste") hat sich seit letztem Jahr bei vielen unserer Kunden zu einem tollen Werkzeug für die Auswertung und Abrechnung von Projektzeiten entwickelt. Die Liste wurde nun um diverse Spalten erweitert, unter anderem um

  • Kopfprojekte
  • Projektvorgänge
  • Tickets

Mit der Pivotierungsfunktion, in dem Sie die Spaltenüberschrift in den Kopfbereich ziehen, haben Sie schnell informative Auswertungen erstellt. 

Der Sammelaktionsassistent hilft Ihnen beim Export, E-Mailversand oder Druck mehrerer ERP-Objekte (Lieferscheine, Rechnungen, Bestellungen, etc.). Der E-Mailversand wurde um die Funktion "Absender-E-Mail auswählen" ergänzt. Damit können Sie nun Beispielsweise mehrere durch den Abo-Lauf erstellte Rechnungen mit einer Rechnungs-E-Mail-Adresse verschicken.

Wenn Sie noch keine alternative E-Mail-Adressen nutzen, finden Sie hier weitere Informationen.

Bereits seit Längerem bietet work4all eine schnelle und effiziente Variante für Ihr Mahnwesen: die E-Mahnungen. Damit sparen Sie sich Kosten, die beim aufwendigen Papierverfahren im Mahnwesen entstehen.

Hier gab es einige Verbesserungen:

  • Neue Spalte "Mahnsperre" im Rechnungsausgangsbuch: Sie erkennen sofort, ob der Kunde für das Mahnwesen gesperrt wurde oder nicht
  • Neue Logik für die Fristverlängerung je Mahnstufe
  • Einfache Möglichkeit, die Mahnstufe jeder fälligen Rechnung manuell zu ändern
  • Verknüpfung der Mahnlauf-E-Mail-Vorlagen mit den Mahnstufen
  • Informative Anzeige der letzten Auszifferung im Banking

Lesen Sie unser ausführliches Infoblatt zu diesem Thema. Falls Sie mit E-Mahnungen neu beginnen möchten, sollten Sie möglicherweise eine Schulung in Betracht ziehen.

Die FiBu-Auswertung der Kostenkonten (zu finden unter Statistik\FIBU\Kostenkonten) wird seit ca. einem Jahr von vielen Anwendern intensiv genutzt. Mit wenigen Klicks finden Sie alle Kostenbelege Ihrer Firma in einer gegliederten Form. Per Doppelklick haben Sie den Nachweis jeder einzelnen Zahl (Buchhalter nennen das „Primanota“).

Mit Version 11.0.0148 gab es einige weitere Verbesserungen zu diesem Thema:

  • Neue Optionen für Kostenbelege (Eingangsrechnungen und/oder Kassenbelege)
  • Kostenstellenfilter auch auf Kassenbelege
  • Doppelklick und Wechsel zu Primanota verbessert, Berücksichtigung des Filters

work4all hat viele Funktionen und viele Schnittstellen. Dennoch kommt es bei unserer Kundschaft immer wieder vor, dass Softwarelösungen ohne existierende Schnittstelle an work4all angeschlossen werden sollen. Mit der REST-API haben Sie als Administrator oder Entwickler eine dokumentierte Programmierschnittstelle, mit der Sie beliebige Software oder Webanwendungen mit work4all verbinden können.

Funktionsübersicht des Zusatzmoduls "REST-API":

(Zum Vergrößern Bild anklicken)

  • CRUD Operationen für viele work4all Entitäten
  • Funktionen für das Erstellen von kaufmännischen Dokumenten
  • Funktionen für Lageroperationen (Einbuchen, Ausbuchen, Umbuchen)
  • Eignung für den direkten Zugriff aus einer Web-Anwendung
  • Mailversand und Ablage mit Hilfe der work4all Vorlagen
  • Erzeugen von Reports möglich
  • Funktionen für das Abrufen von reduzierten work4all Objekten
  • Benutzerbezogene Authentifizierung unter Berücksichtigung der Benutzerrechte

Schreiben Sie bei Interesse gerne eine Email an info@work4all.de!

Per FiBu-Schnittstelle können Sie nun auch Daten an ADDISON übertragen. Neben den Buchungssätzen und Stammdaten der Debitoren und Kreditoren lassen sich auch Belegbilder von Ein- und Ausgangsrechnungen übertragen. Mithilfe von vorkontierten Artikeln ist ein Großteil der monatlichen Buchhaltung schon gemacht und kann digital an das Steuerbüro oder die interne Buchhaltung übergeben werden.

Wenn Sie die Schnittstelle nutzen möchten kontaktieren Sie uns gerne unter info@work4all.de.

Für Nutzer des Moduls Abo-Verträge / Wartung und dem Ticketmodul gibt es nun eine Kombination von beiden: Sie können für alle fälligen Abo-Verträge ein Ticket anlegen. Anwendungsbeispiele gibt es unter anderem für

  • IT-Dienstleister: Sie haben beispielsweise Server-Hostingverträge und führen monatlich Wartungsarbeiten an den Servern durch. Mit der neuen Funktion können Sie bequem für alle Kunden mit bestehendem Vertrag ein Ticket anlegen und damit die Wartung organisieren.
  • Handwerk / Wartung von Geräten: Sie haben Wartungsverträge für Produkte mit Ihren Kunden. Die Produkte müssen in regelmäßigen Abständen gewartet werden. Der Abo-Lauf der Wartungsverträge sorgt dann einerseits für Rechnungen, der Abo-Lauf für Tickets für die Organisation der Wartungsleistung.

Lesen Sie unser ausführliches Infoblatt zu diesem Thema.

  • BEDARFSMELDUNGEN Erweiterung der Bedarfsmeldungen von 9 auf 20 Lieferanten.
  • BESTELLUNGEN Die Liste "Bestellungen" wurde im Positionsmodus um den positionsbezogenen "geplanten LT" (Liefertermin) erweitert.
  • ERP-LISTEN Der "Zusatztext" von Artikeln wurde im Positionsmodus in allen ERP-Objekten ergänzt.
  • ERP-LISTEN Erweiterung der ERP-Listen um die Spalte „Bearbeitungsstand“, die den Freigabestatus des Genehmigungsverfahrens sowie den Export-/Versandstatus zeigt.
  • ERP-MASKEN Alle Datumsfelder in ERP-Masken (Angebote, Rechnungen, etc.) wurden um die Kalenderwochenanzeige erweitert.
  • GENEHMIGUNG Neue Einstellung in der Genehmigungsliste von Eingangsrechnungen "Bezahlte Rechnungen anzeigen". Mit dieser Option werden bereits bezahlte aber noch nicht freigegebene Eingangsrechnungen angezeigt und können den Genehmigungsprozess durchlaufen.
  • IMPORT Der Kunden- und Lieferantenimport wurde um zwei Spalten "ApBriefSperre" und "ApMailSperre" erweitert. Mit diesen können die Serienbrief- und Mailsperre für Ansprechpartner gesteuert werden.
  • LEISTUNGS- und ZEITNACHWEIS Für den Leistungs- und Zeitnachweis wurden 3 neue Ansichtsrechte geschaffen. Diese finden Sie in den Benutzerrechten unter "Projekt\Leistungs- und Zeitnachweis".
  • ZAHLUNGSMASKE Anzeige des Erfassers der Zahlung.

Das gesamte Team von work4all aus Köln wünscht Ihnen alles Gute für 2021!

Updates

Auch in diesem Jahr erhalten Sie etwa alle 2 Monate ein Update für die aktuelle Windows-Version von work4all. Parallel hierzu entwickeln wir unsere Mobil/Web-Version. Die ersten Module (Arbeits- und Projektzeiterfassung) sind schon bei einigen Kunden im Einsatz. Wir werden Sie hierzu im Frühjahr informieren.   

Mit Hilfe des gerade sichtbaren Info-Bildschirms erfahren Sie Änderungen und Neuheiten. Der aktuelle Infoscreen erscheint dreimal und lässt sich anschließend jederzeit über den Desktop neu aufrufen.

Ihre Programmieranfragen

Inzwischen starten jeden Tag mehr als 20.000 Anwender in über 700 Firmen work4all. Um diesen auch für Sie wichtigen Standard zu erhalten, werden wir zukünftig Programmieranfragen wesentlich genauer mit dieser Zielsetzung überprüfen.

Seit März 2020 ging im Thema Online-Meetings in Deutschland (und vermutlich der ganzen Welt) sozusagen die Post ab. Das hatte auch Auswirkungen auf die Nutzung von work4all. Wir haben diverse Verbesserungen ins Programm gebracht, um die Meeting-Welt besser zu unterstützen:

  • Symbolische Anzeige der Meetings im work4all-Kalender
  • Klare Anzeige der änderbaren Felder in der Terminmaske
  • Kombination mit dem Exchange-Konnektor

Lesen Sie unser ausführliches Infoblatt zu diesem Thema.

work4all stellt Ihre vorhandenen Adressverknüpfungen („Firma XY ist Partnerunternehmen von Firma Z.“) und Abteilungs-Zuordnungen („Mitarbeiter N gehört zu Abteilung M“) ab Version 11.0.147 grafisch dar. Zusätzlich lassen sich nun auch Beziehungen zwischen Ansprechpartnern eines Unternehmens („Frau Müller ist Vorgesetzte von Herrn Schneider.“) definieren und anzeigen.

Lesen Sie unser ausführliches Infoblatt zu diesem Thema.

Die aktuelle Version bietet Ihnen eine neue statistische Auswertung, verbunden mit einem neuen Zugriffsrecht. Die Auswertung kann sowohl auf Lieferscheinen, wie auch auf Rechnungen basieren. Zusätzlich finden Sie einige hilfreiche Funktionen, die den Ablauf des Prozesses („wem sind die Umsätze zugeordnet?“) unterstützen. So haben Sie mit wenigen Klicks alle markierten Lieferscheine einem Verantwortlichen zugeordnet. Steht der Verantwortliche stellvertretend für ein Team, lassen sich so sehr einfach Team-Ergebnisse ermitteln.

Lesen Sie unser ausführliches Infoblatt zu diesem Thema.

Manche Vorgänge im ERP sind komplex und führen bei uns zu hohem Beratungs- und Supportaufkommen. Hierzu zählt insbesondere die Lagerbewertung nach mittlerem Einkaufspreis. Unsere Software ist in diesem Bereich nicht zertifiziert und viele Einflussfaktoren (wie etwa auch der Einkauf in unterschiedlichen Währungen) machen das Thema zu schwierig für einen Standardprozess oder die Handbuchdokumentation. Wir haben uns deshalb entschlossen, diesen Prozess (damit verbunden ist der Monatsabschluss im Lagerbereich) aus unserem Standardumfang zu entfernen. Die anderen Bewertungsverfahren (FiFo, letzter EK etc.) bleiben davon unberührt.

Kunden, die das aktuelle Verfahren nach mittlerem EK benutzt haben, bleibt die Funktion erhalten. Auf unserer Beratungsschiene können wir Ihnen eventuell helfen, falls Sie diesen Prozess umsetzen möchten. Bitte sprechen Sie uns an!

Digitale Einbuchung Ausbuchung Umbuchen Inventur Lagerorte und Artikel in der work4all App
Mit dem Zusatzmodul Lager Mobil können Sie mit mobilen Barcode-Scannern Lagerartikel buchen. Die Lager Mobil App läuft auf Android-basierten Lagerscannern und ist vollständig in work4all-Prozesse integriert. Lager Mobil kann für klassische Hochregallager, kleinere Lagerorte, Projektlager oder mobile Lagerorte wie Lieferwagen genutzt werden. Neben Standardprozessen wie Einbuchen, Umbuchen oder Ausbuchen können auch Artikel angelegt werden und Bestandskorrekturen durchgeführt werden. Lesen Sie unser ausführlicheres Datenblatt zu diesem Thema. 

Diese neue Funktion erleichtert Ihnen die Ausbuchung von Lagerbeständen aus verschiedenen Lagerorten übergreifend für mehrere Positionen. 

Die Buchungshilfe ist dann interessant, wenn Artikel wahlweise auf verschiedenen Lagerorten vorhanden sein können, also keinem festen Lager zugeordnet sind. Sie brauchen nicht mehr jeden Artikel einzeln zu prüfen, sondern haben nur noch eine Aktion je Lagerort für alle Positionen.

Lesen Sie unser ausführliches Infoblatt zu diesem Thema.

Eine oft benutzte Funktion in work4all ist der Import von Artikeln. Dies geschieht zunächst beim ersten Befüllen der Datenbank. Anschließend dann immer wieder, um VK-Preise zu erhöhen (zunächst Export, Preise in Excel ändern, dann wieder importieren). Auch beim Import von EK-Preisen des Lieferanten ist dies ein Standard-Prozess. Durch die Vielfältigkeit der Excel-Importtabellen ist möglichen Fehlern natürlich Tür und Tor geöffnet.

Mit Hilfe des nachfolgenden FAQ- Dokuments kommen Sie möglicherweise nun auch besser alleine zurecht: Klicken Sie hier, um die FAQs zum Import von Artikeln zu öffnen.

Und wenn Sie beim Import viele Fehlermeldungen erhalten, hilft Ihnen vielleicht das nächste Dokument:
Klicken Sie hier, um die möglichen Fehlermeldungen beim Import von Artikeln zu öffnen.

Hier finden Sie das Infoblatt aus dem Handbuch zum Thema.

  • Neue Spalten für die Felder „Verantwortlich“ und „Person/Zeichen“ im Rechnungsausgangsbuch
  • Lagerreservierung im Produktionsauftrag übernimmt mit Doppelklick die Gesamtmenge
  • Ändern von Artikelarten (Lagerartikel, Mietartikel) per rechter Maustaste in der Artikelliste
  • Erhebliche Geschwindigkeitsverbesserung beim Speichern und Darstellen von individuellen Feldern (zum Beispiel in der Artikelmaske). Effekt ist besonders bei sehr vielen Feldern spürbar.
  • Es lassen sich nun auch Meilensteine abschließen und nach Fertigstellung prozentual bewerten.
  • Neue Spalte „Projektart“ in der Projektauswertung