Zentral gepflegte Kontakte, überall verfügbar

Exchange Konnektor: Synchronisation von Terminen und Kontakten mit Microsoft Outlook, iPhone und Android

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Die Verwaltung von Kontaktdaten von Kunden und Lieferanten aber auch von Terminen ist eine zentrale Funktion in work4all. Mit dem Zusatzmodul Exchange Konnektor können Sie alle Ansprechpartner und Termine in Outlook, wie auch auf ihrem iPhone oder Android-Telefon für dauerhaften Zugriff synchronisieren. Der work4all Exchange Konnektor ist somit ein Server-Dienst zwischen work4all und Ihren Exchange-Postfächern.

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Selbstverständlich lässt sich der Exchange Konnektor auch ohne mobiles Endgerät betreiben, wenn Sie Ihr Outlook ohne manuellen Abgleich entsprechend nutzen möchten.

Zentrale Daten, überall verfügbar

Mit dem work4all Exchange Konnektor haben Sie Kontakte und Termine aus work4all auch in Ihrem Outlook oder Telefon (Android, iOS) verfügbar. Dabei werden Kontakte einseitig von work4all nach Outlook bzw. auf Ihr Handy synchronisiert, Termine können auf Wunsch auch beidseitig synchronisiert werden.

Grafik work4all und die Terminsynchronisation mit Android, Outlook und Apple.
Produktionsaufträge werden im Plankalender abgebildet.

Praxisbeispiel: Einsatzplanung im Handwerk oder Außendienst

Mitarbeiter effizient auf Kundenaufträge zu verplanen ist für viele Unternehmen eine Herausforderung. Urlaubstage müssen beachtet, Geräte verplant und auf kurzfristige Verschiebungen reagiert werden.

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Für all das ist der work4all Plankalender eine große Hilfe. Hier können Sie als „Disponent“ alle Termine eintragen, verschieben, usw. Der Exchange Konnektor synchronisiert die Termine auf das Handy der Außendienstmitarbeiter, sodass diese informiert sind und alle Daten zum Termin und sogar die Kontaktdaten der involvierten Ansprechpartner des Kunden dabei haben.

work4all app oder work4all Exchange Konnektor

Neben dem Exchange Konnektor gibt es auch die work4all App, mit der Sie auch Zugriff auf Kontakte und Termine haben. Welche von beiden für Sie richtig ist, entscheidet der Umfang der mobilen Arbeit. Mit der work4all App haben Sie deutlich mehr Möglichkeiten, weil Sie zusätzlich zu Terminen und Kontakten auch Zugriff auf alle work4all Daten wie Angebote, Dokumente, Aufgaben, etc. haben. Lassen Sie sich von uns beraten! Die Systemvoraussetzungen für work4all und den Exchange Konnektor können Sie im Bereich der Downloads einsehen.

App & Mobil / Termin- und Kontaktsynchonisation

Funktionsübersicht

Termine in work4all eingeben und am mobilen Endgerät wiederfinden

Vertretungsrechte: Kollegen/Innendienst können Termine oder Kontakte für Sie erfassen und somit an Ihr Postfach übertragen

Termine am mobilen Endgerät oder in Outlook eingeben und in work4all wiederfinden

Persönliche Einstellungen für Abgleichverhalten (zum Beispiel für gelöschte Termine)

Änderungen und Löschungen (auf beiden Seiten) werden synchronisiert

Gruppenrichtlinien für allgemeines Verhalten des Konnektors, z. B.: Abgleich nur in eine Richtung

Übergabe von Kontaktdaten aus dem persönlichen Ordner von work4all zum mobilen Endgerät

Dienstgesteuerte Applikation am Server