Datenschutzerklärung

Stand: Juni, 2025

In dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir erheben, wenn Sie unsere Website https://www.work4all.de/ besuchen, unsere Software „work4all“ nutzen oder in diesem Zusammenhang mit uns in Kontakt treten oder stehen, und wie wir diese Daten verarbeiten. Außerdem finden Sie Informationen über Ihre diesbezüglichen Rechte.

1. verantwortlicher, Kontakt, Datenschutzbeauftragter

Die work4all GmbH (auch "wir" und "uns") ist „Verantwortlicher“ im Sinne der EU-Datenschutz-Grundverordnung ("DS-GVO")und damit für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten verantwortlich. Sie können uns unter den folgenden Kontaktdaten erreichen:

work4all GmbH
Max-Planck-Str. 6-8, 50858 Köln, Deutschland
Telefon: +49-2234-6903-0
E-Mail: info@work4all.de

Unser Datenschutzbeauftragter ist unter folgenden Kontaktdaten erreichbar:

Leopoldstr. 21, 80802 München, Deutschland
E-Mail: consulting@datenschutzexperte.de

2. Verarbeitete Daten, Zwecke der Datenverarbeitung, Rechtsgrundlagen

2.1 Website

Wenn Sie unsere Website besuchen, erfassen wir verschiedene Daten über Ihr Endgerät und Ihr Nutzungsverhalten. Diese Daten sind an sich nicht personenbezogen, könnten aber theoretisch in Verbindung mit anderen Daten Ihnen zugeordnet werden. Wir führen diese Daten jedoch nicht mit Daten aus anderen Quellen zusammen und verarbeiten sie nicht, um Sie zu identifizieren.

Wir erfassen verschiedene technische Daten und Aktivitätsdaten. Dazu gehören die folgenden Daten:

• Technische Daten, z. B.
  
  • IP-Adresse
  • Server-Logfiles (Geräteinformationen, Betriebssysteminformationen, Browserinformationen, Uhrzeit, Referrer-URL)
  • Standort (ungefähr)
• Aktivitätsdaten (einschließlich Interaktionsdaten), z. B.
  
  • Mausbewegungen
  • Nutzungs-/Navigations-/Klick-/Scrollverhalten auf der Website (Seitenaufrufe, Verweildauer, Klickpfade etc.)
  • ggf. die Information, dass Sie über eine andere Website oder über eine von uns auf einer anderen Website geschaltete Werbung auf unsere Website gelangt sind, z.B. über LinkedIn oder Bing
  • wenn Sie während des Besuchs unserer Website bei LinkedIn oder Facebook/Meta eingeloggt sind, Ihr LinkedIn-Profil bzw. Ihre Facebook-ID
• Sonstige
  
  • Cookie-Einstellungen

Wir erheben und verarbeiten diese Daten, um Ihnen die Website anzeigen zu können. Ohne Ihre IP-Adresse wäre beispielsweise keine Kommunikation zwischen dem Server unserer Website und Ihrem Browser möglich, sodass Sie die Website nicht aufrufen könnten. Andererseits erheben und verarbeiten wir diese Daten, um die Sicherheit unserer Website zu gewährleisten. Insbesondere können wir so feststellen, ob sich ein Mensch oder ein Bot oder Ähnliches auf unserer Website bewegt, und Missbrauch unterbinden. Die Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse am Betrieb einer sicheren und ordnungsgemäß funktionierenden Website (Art. 6(1)(f) DS-GVO).

Schließlich verarbeiten wir diese Daten auch zu Analysezwecken, d. h. um zu verstehen, wie sich Besucher auf unserer Website bewegen und mit der von uns auf anderen Websites wie LinkedIn oder Facebook platzierten Werbung interagieren. Mithilfe dieser Informationen können wir unsere Website entsprechend den Bedürfnissen unserer Besucher verbessern, die Wirksamkeit unserer Werbemaßnahmen messen und unsere Werbekampagnen auf dieser Grundlage optimieren (sog. Conversion-Tracking, Remarketing, Kampagnenauswertung/-optimierung, Zielgruppenanalyse). Die Rechtsgrundlage hierfür ist unser berechtigtes Interesse an der Optimierung unserer Website und Werbemaßnahmen (Art. 6(1)(f) DS-GVO).

Wir speichern Ihre Cookie-Einstellungen, damit wir wissen, ob Sie das Setzen von Cookies wünschen oder nicht. Die Rechtsgrundlage ist die Erforderlichkeit zur Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtung, keine optionalen Cookies ohne Ihre Einwilligung zusetzen. Ihre Cookie-Einstellungen werden gespeichert, bis Sie alle Cookies über Ihren Browser löschen. In diesem Fall werden Sie bei Ihrem nächsten Besuch erneut nach Ihren Cookie-Präferenzen gefragt.

(a) Cookies

Zur Erfassung von Aktivitätsdaten setzen wir technisch notwendige und optionale Cookies ein. Informationen zu den einzelnen Cookies einschließlich deren Speicherdauer finden Sie in unserem Cookie-Fenster. Das Cookie-Fenster erscheint automatisch beim ersten Besuch unserer Website und kann ansonsten über einen Button am linken unteren Rand der Website aufgerufen werden.

Sie können über die Cookie-Einstellungen auf unserer Website selbst bestimmen, welche Cookies Siezulassen. Ihre Einstellungen können Sie jederzeit ändern. Bitte beachten Sie, dass Sie technisch notwendige Cookies nicht ablehnen können.

Sie können Cookies auch über Ihren Browser steuern und verwalten. Die meisten Browser akzeptieren Cookies automatisch. Sie können Ihren Browser aber auch so einstellen, dass Cookies blockiert werden oder einen entsprechenden Browser-Add-on oder Plug-in herunterladen und installieren.

Ebenso können Sie in den Einstellungen Ihres Browsers gesetzte Cookies löschen. Bitte beachten Sie, dass das Blockieren oder Löschen von Cookies Ihr Nutzererlebnis beeinträchtigen und dazu führen kann, dass einige Funktionen unserer Website oder Teile davon nicht ordnungsgemäß funktionieren oder für Sie nicht vollständig verfügbar oderzugänglich sind.

(b) SalesViewer

Wir verwenden den Service SalesViewer (siehe auch Tabelle unten unter 3). SalesViewer gleicht die IP-Adressen der Besucher unserer Website mit einer Firmendatenbank ab (sog. IP-Adressen-Matching) und kann so Firmenbesucher erkennen. Zudem sammelt SalesViewer Aktivitätsdaten (siehe oben) von Firmenbesuchern. Wir nutzen SalesViewer zur sogenannten B2B-Leadgenerierung, zur Optimierung unserer Website entsprechend den Interessen unserer Besucher und zu Marketingzwecken. Wir verwenden die mit SalesViewer erhobenen Daten nicht, um Sie persönlich zu identifizieren. Die Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Optimierung unserer Website und einem effektiven Marketing (Art. 6(1)(f)DS-GVO).

Hier können Sie der Verarbeitung Ihrer Daten mit SalesViewer widersprechen. Dazu wird ein Opt-Out-Cookie für diese Website auf Ihrem Gerät gespeichert. Wenn Sie Ihre Cookies in Ihrem Browser gelöscht haben, müssen Sie diesen Link erneut anklicken, um das Tracking mit SalesViewer zu deaktivieren.

(c) Conversion-Tracking

Wir verwenden verschiedene Tools (siehe Tabelle unten unter 4) für das sogenannte „Conversion-Tracking”. Mithilfe des Conversion-Trackings können wir die Effektivität unserer auf anderen Websites geschalteten Werbeanzeigen messen und herausfinden, ob sie zu Besuchen, Käufen oder Registrierungen auf unserer Website führen. Zu diesem Zweck erhalten wir mittels der verwendeten Tools die Information, wenn ein Besucher über eine unserer auf anderen Websites geschalteten Werbeanzeigen (z.B. auf Google, Facebook, Instagram, Bing oder LinkedIn) auf unsere Website gelangt. Zudem erhalten wir Aktivitätsdaten des Besuchers zu seinem Besucherverhalten auf unserer Website. Die Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Beurteilung der Effizienz unserer Werbekampagnen bzw. daran, wie erfolgreich unsere Werbemaßnahmen sind (Art. 6(1)(f) DS-GVO).

Technisch funktioniert das Conversion-Tracking oftmals über einen Cookie, den der jeweilige Anbieter des Tools setzt, wenn Sie auf eine unserer Werbeanzeigen klicken. Sie können das Setzen von Cookies über Ihre Cookie-Einstellungen verhindern.

Bitte beachten Sie, dass, wenn Sie ein Meta-Profil oder ein LinkedIn-Profil haben und bei Besuch unserer Website eingeloggt sind oder einen von Meta oder LinkedIn gesetzten Cookie in ihrem Browser haben, Meta oder LinkedIn Ihr Besuchsverhalten Ihrem Profilzuordnen und die gewonnenen Informationen ggf. für eigene Werbezwecke bzw. für das Anzeigen passender Werbung nutzen können.

(d) Google-Dienste

Zu den oben genannten Analyse- und Marketingzwecken verwenden wir die Tools Google Analytics und Google Ads (siehe auch die Tabelle unter 4). Diese Tools sind Dienste der Google LLC mit Hauptsitz in Mountain View, Kalifornien, USA.

Zur technischen Einbindung dieser Tools auf unserer Website, für den Datenaustausch zwischen den Tools sowie zur Verwaltung unserer Analyse- und Marketingtools nutzen wir den Google Tag Manager. Der Google Tag Manager funktioniert wie ein Container, in dem die auf der Website eingesetzten Webanalyse- und Marketing-Tools mithilfe eines sogenannten Tags versehen und gespeichert werden. Ein Tag ist ein Code-Fragment, das festlegt, welche Daten unter welchen Voraussetzungen von den eingesetzten Tools erfasst werden dürfen.

Das Browser-Add-on zur Deaktivierung von Google Analytics finden Sie hier.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung beim Besuch von Websites, in die Google-Dienste integriert sind, sowie zu Ihren diesbezüglichen Optionen (beispielsweise zur Deaktivierung personalisierter Werbung) finden Sie hier und hier.

2.2 Kommunikation

Wir verarbeiten Daten, die Sie uns im Rahmen der Kommunikation mit uns übermitteln.

Sie können auf verschiedene Weise mit uns Kontakt aufnehmen: über die Kontaktformulare oder die Chatfunktion auf unserer Website, per E-Mail, per WhatsApp oder telefonisch. Dabei fragen wir Sie in der Regel nach Ihrem Namen, Ihrer Firma, Ihrer geschäftlichen E-Mail-Adresse und Ihrer Telefonnummer. Wenn Sie uns über unsere Websitekontaktieren, haben Sie außerdem die Möglichkeit, Ihr Anliegen in einem Nachrichtenfeld oder durch Anklicken von Kästchen zu spezifizieren. Diese und alle weiteren Daten, die Sie uns im Rahmen der Kommunikation mit uns mitteilen, verarbeiten wir zur Bearbeitung Ihrer Anfrage bzw. Ihres Anliegens.

Je nach Art Ihrer Anfrage/Ihres Anliegens ist die Rechtsgrundlage Art. 6(1)(b) DS-GVO, d.h. die Verarbeitung ist für die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Ihre Anfrage hin erfolgen (z.B. wenn Sie eine Demonstration unserer Software vereinbaren oder eine Testversion anfordern), oder zur Erfüllung eines Vertrages, den Sie mit uns über unsere Software geschlossen haben (z.B. wenn Sie ein Problem mit der Software haben), oder Art. 6(1)(f) DS-GVO, d.h. die Verarbeitung ist erforderlich zur Wahrung unseres berechtigten Interesses, Ihnen Support und Hilfestellung bei Ihren Anliegen zu bieten.

2.3 Verträge

Wenn Sie unsere Software mieten oder kaufen, erheben und verarbeiten wir die bei Vertragsverhältnissen üblichen Daten wie Kontaktdaten, Zahlungsdaten, Rechnungsdaten und Vertragsdaten (Vertragsinhalt, Vertragsschluss etc.). Wir verarbeiten diese Daten zur Vertragsabwicklung und zur Bereitstellung der Software. Rechtsgrundlage ist Art.6(1)(b) DS-GVO.

2.4 Software

(a) Benutzerdaten

Je nachdem, ob unsere Software bei Ihnen vor Ort installiert ist (On-Premise) oder Sie sie über unsere Cloud nutzen, speichern wir möglicherweise Ihre Benutzer- bzw. Zugangsdaten wie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort. Wir verarbeiten diese Daten, um Ihnen die Software zur Verfügung zu stellen und Ihnen die Nutzung zu ermöglichen. Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist die Erforderlichkeit zur Erfüllung des Vertrags über die Nutzung der Software, den wir mit Ihnen geschlossen haben, Art. 6(1)(b) DS-GVO.

(b) Aktivitätsdaten

Wenn Sie unsere Softwarenutzen, erfassen und verarbeiten wir Daten zu Ihrem Nutzungsverhalten wie, beispielsweise Ihr Klickverhalten oder die von Ihnen am häufigsten verwendeten Funktionen. Wir verarbeiten diese Daten, um unsere Software zu verbessern. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung. 

(c) Schnittstellen (API) und KI-Tools

Wenn Sie eine der in unserer Software verfügbaren Schnittstellen, beispielsweise zu Microsoft 365 oder Google Maps, oder die in die Software integrierten KI-Tools nutzen, werden möglicherweise (Meta-)Daten an uns übermittelt. Wir verwenden diese Daten ausschließlich, um Ihnen die jeweilige Schnittstelle zur Verfügung zu stellen oder Ihnen die Verwendung des jeweiligen KI-Tools zu ermöglichen. Wir sind im Übrigen nicht datenschutzrechtlich verantwortlich für personenbezogene Daten, die Sie in die Software eingeben oder aus anderen Quellen einspielen.

(d) Support

Wir verarbeiten Daten, die Sie uns als Nutzer unserer Software im Rahmen von Supportanfragen mitteilen oder die uns im Rahmen des Supports bekannt werden, um Sie angemessen unterstützen und Ihr Problem lösen zu können. Darüber hinausvergeben wir für Supportanfragen interne Ticketnummern, um die Anfrageneffizient bearbeiten zu können. Rechtsgrundlage ist die Erforderlichkeit der Verarbeitung zur Erfüllung des Vertrages, den wir mit Ihnen über unsere Software geschlossen haben (Art.6(1)(b) DS-GVO), sowie unser berechtigtes Interesse, unseren Kunden einen effizienten Kundensupport zu bieten (Art. 6(1)(f) DS-GVO).

3. Speicherdauer

Wenn Sie mit uns in einem Vertragsverhältnis stehen, speichern wir die dafür relevanten Daten einschließlich solcher aus unserer Kommunikation und aus Support-Anfragen für die Dauer des Vertragsverhältnisses. Nach dessen Beendigung bewahren wir buchhaltungs- und steuerrelevante Daten bzw. Dokumente(z. B. Rechnungen) für die Dauer von zehn Jahren sowie Geschäftsbriefe bzw. geschäftliche Kommunikation, die als Geschäftsbrief zu qualifizieren ist, für die Dauer von sechs Jahren auf, um unseren gesetzlichen Aufbewahrungspflichten nachzukommen. Sonstige Daten bzw. Unterlagen, die das Vertragsverhältnis betreffen, bewahren wir für die Dauer von drei Jahren auf, um sie im Falle der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen nutzen zu können.

Personenbezogene Daten aus der Kommunikation mit Ihnen, die Sie uns unabhängig oder außerhalb von einem Vertragsverhältnis mitgeteilt haben –beispielsweise im Rahmen einer Anfrage nach einer Demonstration oder Testversion unserer Software – speichern wir bis zum Abschluss der Kommunikation oder Bearbeitung Ihrer Anfrage. Darüber hinaus speichern wir diese Daten für einen Zeitraum von bis zu drei Jahren, für den Fall, dass Sie die Kommunikation wieder aufnehmen und es zur Anbahnung oder zum Abschluss eines Vertrages über unsere Software kommt. In begründeten Einzelfällen können wir Daten aus unserer Kommunikation mit Ihnen länger aufbewahren, beispielsweise wenn Sie unsere Software über einen längeren Zeitraum oder wiederholt testen und wir daher Grund zu der Annahme haben, dass Sie sich zu einem späteren Zeitpunkt für den Erwerb unserer Softwareentscheiden werden und die Daten in diesem Zusammenhang noch relevant sein werden.

Im Übrigen speichern wir Ihre personenbezogenen Daten nur für einen Zeitraum, der zur Erfüllung der in dieser Datenschutzerklärung aufgeführten Zwecke erforderlich ist. Anschließend löschen wir Ihre Daten, es sei denn, gesetzliche Aufbewahrungspflichten stehen dem entgegen oder eine längere Speicherung ist imkonkreten Einzelfall erforderlich, etwa zur Geltendmachung, Ausübung oderVerteidigung von Rechtsansprüchen.

4. Weitergabe und Austausch

Wir erheben und verarbeitenIhre Daten mit Hilfe verschiedener Dienstleister bzw. Tools von Drittanbietern:

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Ihre IP-Adresse wird von den Dienstanbietern und Drittanbieter-Tools grundsätzlich nicht vollständig, sondern gekürzt oder maskiert verarbeitet. Als Websitebetreiber und Nutzer der Drittanbieter-Tools erhalten wir Ihre IP-Adresse entweder gar nicht oder ebenfalls lediglich in gekürzter oder maskierter Form. Eine Identifizierung Ihrer Person anhand der IP-Adresse ist uns deshalb nicht möglich. Davon abgesehen verwenden wir weder Ihre IP-Adresse noch andere technische oder Aktivitätsdaten, um Siepersönlich zu identifizieren.

Einige unserer Dienstleister haben ihren (Haupt-)Sitz in den USA, also in einem Land außerhalb der EU oder des EWR ("Drittland"), weshalb es zu Datenübermittlungen in die USA kommen kann. Für Datenübermittlungen in die USA gibt es einen sogenannten Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission ("EU-U.S. Data Privacy Framework"). Dieser Angemessenheitsbeschluss bescheinigt Datenübermittlungen aus der EU an zertifizierte Unternehmen/Organisationen ein angemessenes Datenschutzniveau. Mit anderen Worten: Mit dem Angemessenheitsbeschluss erklärt die Kommission, dass personenbezogene Daten in den USA bei zertifizierten Organisationen vergleichbar gut geschützt sind wie in der EU. Alle unsere in den USA ansässigen Dienstleister sind nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert. Im Übrigen wird ein angemessenes Datenschutzniveau durch sogenannte "Standardvertragsklauseln" sichergestellt.

5. Ihre Rechte

Sie haben die folgenden Rechte im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns:

• Auskunft (Art. 15 DS-GVO): Sie haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeiten und wenn ja, auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf weitere Informationen, beispielsweise über den/die Zweck/e, zu dem/denen sie verarbeitet werden. Sie haben auch das Recht, eine Kopie der personenbezogenen Daten zu erhalten, die wir über Siegespeichert haben.
• Berichtigung (Art. 16 DS-GVO): Sie haben das Recht, die Berichtigung unrichtiger Daten und, unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung, die Vervollständigung unvollständiger Daten zu verlangen.
• Löschung ("Recht auf Vergessenwerden") (Art. 17 DS-GVO): Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen. Wir sind verpflichtet, Ihrem Verlangen nachzukommen, wenn einer der in Art. 17(1) DS-GVO genannten Fälle vorliegt, zum Beispiel wenn Ihre personenbezogenen Daten für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr erforderlich sind oder Sie Ihre Einwilligung, auf der die Verarbeitung beruht, widerrufen und keine andere Rechtsgrundlage für die Verarbeitung besteht.
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO): Sie haben das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn einer der in Art. 18(1) DS-GVO genannten Voraussetzungen vorliegt, zum Beispiel wenn Sie die Richtigkeit Ihrer personenbezogenen Daten bestreiten oder wenn Sie gemäß Art. 21 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben, können Sie verlangen, dass wir die Verarbeitung der betreffenden personenbezogenen Daten für den Zeitraumeinschränken, der erforderlich ist, um die (Un-)Richtigkeit oder die Begründetheit Ihres Widerspruchs zu prüfen.
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO): Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese Daten einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln oder, soweit dies technisch machbar ist, die Daten direkt von uns einem anderen Verantwortlichen übermitteln zu lassen. Dies gilt nur, wenn die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung oder einem Vertrag beruht und die Verarbeitung mit Hilfe automatisierter Verfahren erfolgt.‍
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DS-GVO): Wenn unsere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf unseren berechtigten Interessen oder denen eines Dritten beruht (Art. 6(1)(f) DS-GVO), haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen diese Verarbeitung Widerspruch einzulegen.
• Widerspruchsrechtbezüglich Direktwerbung (Art. 21(2) DS-GVO): Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zum Zwecke der Direktwerbungeinzulegen.
• Widerruf der Einwilligung: Wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit ohne Angabe von Gründen mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Durch den Widerruf Ihrer Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung Ihrer Daten nicht berührt.

Wenn Sie eines oder mehrere der Ihnen zustehenden Rechte ausüben möchten oder Fragen, Beschwerden oder sonstige Anliegen betreffend die Verarbeitung Ihrer Daten haben, wenden Sie sich bitte unter den oben angegebenen Kontaktdaten an uns.

• Beschwerde (Art. 77 DS-GVO): Zudem haben Sie jederzeit das Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen, beispielsweise in dem Mitgliedstaat ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts oder ihres Arbeitsplatzes, oder bei der für uns (Köln) zuständigen Aufsichtsbehörde. Eine Liste der Aufsichtsbehörden der deutschen Bundesländer finden sie hier. Eine Liste der europäischen Aufsichtsbehörden finden Sie hier.