Akquise- und Kundenaktivitäten im Blick zu behalten und zukünftige Projekte planbar zu machen, ist oft eine Herausforderung. Bewertete Verkaufschancen und präzise Forecasts helfen Ihrem Team dabei, Potenziale frühzeitig zu erkennen und gezielt zu nutzen.
Beratung mit System
Steuern Sie Ihre Projekte und Kundenbeziehungen strukturiert.
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Von der strukturierten Kontaktverwaltung über eine zentrale Dokumentenablage bis hin zur projektbasierten Abwicklung von Mandaten inklusive Angebots- und Rechnungsstellung. Mit nur einer Software steuern Sie CRM (Kundenbeziehungen und Kommunikation), ERP (kaufmännische Abläufe und vorbereitende Buchhaltung) sowie das gesamte Projektmanagement – übersichtlich und durchgängig. Zusatzfunktionen wie Reisekostenabrechnung, Urlaubsplanung oder Projektzeiterfassung unterstützen Sie bei der täglichen Organisation.
Die benutzerfreundliche, intuitive Oberfläche sorgt für schnelle Einarbeitung und maximale Übersicht – für Berater, Teams und Führungskräfte gleichermaßen.
ihre all-in-one Lösung
Bereit für die E-Rechnungspflicht? Mit work4all kein Problem.
work4all erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen gemäß DIN EN 16931.
Der Empfang und Versand von E-Rechnungen im Format X-Rechnung und ZUGFeRD ist vollständig integriert.
Highlights
Der work4all Desktop zeigt Ihnen alle relevanten Informationen zu Ihren Kunden, Partnern oder Projekten auf einen Blick. Sie sehen die gesamte Kommunikation sowie alle relevanten Dokumente wie Angebote, Verträge und Rechnungen – alles zentral an einem Ort.
Zusätzlich integriert sind Zeiterfassung, Urlaubsplanung, Reisekostenabrechnung und vieles mehr.
Standard-Software mit erprobten Prozessen
Dennoch viele Möglichkeiten zur Konfiguration
Gutes Preis-Leistungsverhältnis
Mobiler Zugriff via App und Browser
Zufriedene Anwender
work4all-Berater mit langjähriger Branchen-Expertise
PROJEKT: Der Kundenauftrag - Ihr Projekt
Die Projektverwaltung sorgt für die geordnete Ablage aller Dokumente, der Kommunikation sowie der kaufmännischen Informationen. Projekte bilden zudem die Grundlage für Ihre Kapazitätsplanung, Zuständigkeitsverteilung und das projektbezogene Controlling.
ERP: Kaufmännische Themen im Griff
Mit den kaufmännischen Modulen von work4all steuern Sie die Angebotserstellung, die Verwaltung von Beauftragungen sowie die Rechnungsstellung. Alles nahtlos und ohne Systembrüche in einer einzigen Softwarelösung.
CRM: Kommunikation an einem Ort
CRM bedeutet, die gesamte Kommunikation zu einem Kunden zentral zu archivieren. Egal ob E-Mails, Telefonate oder Kundenunterlagen – alle Kollegen haben Zugriff auf alle relevanten Informationen und so jederzeit und aktuell den gleichen Wissensstand.
APP: Das mobile Büro
Kontaktdaten, E-Mails, Gesprächsprotokolle… das und noch mehr kann auch mobil über die work4all App aufgerufen werden. Die Projektzeiten und Reisekosten erfassen Sie auch unterwegs mit dem Smartphone.
ihre all-in-one lösung
Funktionen für Beratungsunternehmen
Mobile Zeiterfassung
Die Projektzeiten können von überall aus mit der work4all-App erfasst werden. Das lästige Nacherfassen von Zeiten im Büro gehört damit der Vergangenheit an. In der Desktop-Version von work4all können die Zeiten dann in Leistungsnachweise oder Rechnungen gewandelt werden. Zusammen mit den Fremdleistungen (Eingangsrechnungen) sind alle Projektkosten tagesaktuell im Blick.
Verkaufschancen
Auswertungen und Forecast
Verschiedene Auswertungen von Verkaufschancen, nach Mitarbeiter oder Gruppe, bis hin zum Forecast, helfen Entscheidern den Überblick zu bewahren.
Dokumenten-Management (DMS)
Dokumente sind zentrale Wissens- und Arbeitsgrundlage in der Beratung. Präsentationen, Berichte, Analysen und weitere Projektdokumente werden in work4all strukturiert abgelegt und bleiben jederzeit im Zugriff.
Im Hintergrund erfolgt die Dateiablage automatisch in standardisierten Projektordnern auf Ihrem Server. So können auch externe Abteilungen Dateien über den Windows Explorer oder in SharePoint/OneDrive direkt in die jeweiligen Projektordner ablegen. Diese Dokumente sind dann in work4all sichtbar und aufrufbar.
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Projektplanung mit dem Plankalender
In internen und kundenbezogenen Projekten planen Sie den Einsatz von Mitarbeitenden, externen Partnern und benötigten Ressourcen. Der Plankalender unterstützt Sie bei der Koordination von „wer, wann und wo“ – mit übersichtlicher Vorgangsplanung, Gantt-Diagramm und Terminübersicht. Ihre Kollegen erhalten automatisch Termine und können den Projektfortschritt direkt zurückmelden.
Projektcontrolling als Erfolgsmessung
Im Projektcontrolling sehen Sie als Entscheider tagesaktuell die Fremd- und Eigenleistungen. Dadurch bemerken Sie frühzeitig, ob das Projekt aus dem Ruder läuft oder Ihre Planzahlen erreicht werden.
Erfasste Projektzeiten werden mit den Planwerten verglichen und können komfortabel per Knopfdruck in Rechnung gestellt werden.
Mit dem work4all Dashboard auch unterwegs alle Zahlen dabei
Als Geschäftsführer oder Entscheider haben Sie auch unterwegs im Smartphone die wichtigen Kennzahlen Ihres Unternehmens im Blick.
- Umsätze
- Auftragseingang
- Vergleiche zum Vorjahr
- Mitarbeiterkennzahlen
- Offene Posten und offene Verbindlichkeiten
Abwesenheiten aller Kollegen im Blick
Der Abwesenheitskalender verwaltet Urlaub, Sonderurlaub, Krankheit, Überstundenausgleich und Berufsschulzeiten. Die Farbgebung dient der Differenzierung.
Auch weitere Abwesenheitszeiten wie z. B. Elternzeit lassen sich schnell konfigurieren. Die Einträge sind flexibel für einzelne, halbe oder mehrere Tage möglich.
Ein Urlaubseintrag, vielfache Auswirkungen
Urlaub wird einmal zentral im work4all Abwesenheitskalender eingetragen und überträgt sich dann in alle relevanten Kalender und Module von work4all.
Von der Ressourcenplanung bis zum Smartphone-Kalender des Mitarbeiters: überall erscheint der Urlaub automatisch. Auch in den Zeiterfassungskarten der Mitarbeiter sind die Urlaubszeiten bereits als Ist-Zeiten erfasst.
Den monatlichen Pendelordner mit dem Steuerberater digitalisieren
In work4all erfassen Sie Belege komfortabel per Drag & Drop oder Scan – zentral verfügbar für alle Kollegen mit den entsprechenden Rechten. Eingangsrechnungen können genehmigt, Kreditkartenbelege gesammelt und Vorgänge revisionssicher dokumentiert werden. Auch die E-Rechnungsformate ZUGFeRD und X-Rechnung werden dabei vollständig unterstützt. Alle Belege lassen sich nach Datev oder in andere Buchhaltungsprogramme exportieren – inklusive Buchungsvorschlägen, die automatisch aus den hinterlegten FiBu-Konten der Artikel generiert werden.
Mobiler Zugriff auf alle Unterlagen
Mit Smartphone oder Tablet haben Sie auch unterwegs alle relevanten Unterlagen griffbereit – egal ob beim Kunden, im Workshop oder auf Geschäftsreise. Greifen Sie jederzeit auf Angebote, Verträge, Präsentationen, Gesprächsnotizen oder die vollständige Projektdokumentation zu – schnell, sicher und strukturiert.
Ingenieur- und planungsbüros
Funktionsübersicht
Integriertes CRM, DMS, ERP und Projektmanagement ohne Schnittstellen
Halbautomatische Abrechnung von Dienstleistungen
Standardprozesse mit tiefgreifenden Konfigurationsmöglichkeiten
Integrierte Zusatzfunktionen wie Reisekostenabrechnung, Urlaubsverwaltung etc.
Zeiterfassung für Projekt- und Arbeitszeiten inkl. Gegenüberstellung
Export von FiBU-Daten über diverse Standardschnittstellen
Projektsteuerung und Terminplanung mit dem Plankalender
Hohe Zufriedenheit unserer Kunden - mit Topnoten!
Seit 8 Jahren schneidet work4all in der Anwenderstudie von Trovarit in der Spitzengruppe aller Softwareanbieter ab, und das in diversen Kategorien der Umfrage!
Die Studie basiert allein auf Kundenmeinungen. Top-Werte für die Zufriedenheit bekam work4all unter anderem in den Bereichen:
