Wie TBit Systems mit work4all Kundenservice und eigene Abläufe organisiert
Server, Netzwerk, Cloud, Security: TBit Systems nutzt work4all längst nicht nur für Kundendaten und Abrechnung, sondern automatisiert damit auch eigene Workflows und die Ressourcenplanung.
IT-Systemhaus
ca. 15 Mitarbeiter
Kunde seit 2024
"Vor allem die API-Schnittstelle ist für uns ein großer Vorteil. Damit können wir beispielsweise Lizenzen automatisch abrechnen, andere Systeme anbinden und eigene Workflows entwickeln, die zu unseren Abläufen passen. Auch die Kalender- und Ressourcenplanung spielt bei uns im Alltag eine wichtige Rolle. So können wir Termine und Mitarbeitereinsätze koordinieren und sehen, wer noch Kapazitäten hat – das gehört für uns als IT-Systemhaus einfach dazu."
Operative Leitung (COO), TBit Systems
Klarer Kopf für zuverlässigen IT-Service
TBit Systems betreut als IT-Systemhaus mittelständische Kunden mit Lösungen von der Netzwerkinfrastruktur bis zur Cybersecurity. Mit work4all hat das Team eine zentrale Basis für Kunden, Projekte und kaufmännische Abläufe geschaffen und automatisiert darüber hinaus über die API auch eigene Workflows. So behält das Team auch bei wachsender Kundenzahl den Überblick, sowohl bei Kunden als auch in der eigenen Arbeit.
Zeitersparnis
Mehr Zeit für die Kunden
Transparenz
In der Kommunikation und den Projekten
Sicherheit
Durch zentrale Daten und klare Prozesse
Ausgangssituation
TBit Systems ist 2005 als Ein-Mann-Unternehmen gestartet und hat sich seitdem zu einem Systemhaus mit über 10 Experten und Expertinnen entwickelt. Mit dem Team wuchsen auch die Kundenzahl und die Themenbreite – von Server- und Netzwerkbetreuung über Cloud-Services bis zu Security und Datensicherung. Viele Kunden begleitet TBit Systems bereits seit über einem Jahrzehnt. Entsprechend wichtig war der Überblick über laufende Wartungs- und Serviceverträge, Kundenhistorie und offene Anfragen. Diese Informationen verteilten sich jedoch zunehmend auf Excel-Listen, Einzeltools und persönliches Wissen im Team.
Die Lösung
Mit work4all hat TBit Systems CRM, Auftragsverwaltung und kaufmännische Abwicklung in einer zentralen Software gebündelt. Ergänzt wird das Ganze um Ticketsystem, Projektzeiterfassung sowie Kalender- und Ressourcenplanung. Über die API-Schnittstelle lässt sich work4all zusätzlich außerdem an externe Systeme anbinden. So laufen Kundenkontakt, Projektarbeit und interne Organisation erstmals in einer gemeinsamen Datenbasis zusammen.
Ergebnis & Nutzen
Im Alltag zeigt sich, wie gut die Bausteine zusammenspielen: Anfragen kommen über das Ticketsystem herein, Termine und Mitarbeitereinsätze werden direkt darüber geplant, und auch bei länger laufenden Projekten lässt sich per Zeiterfassung genau nachvollziehen, wer wann welche Leistung erbracht hat. Die erfassten Zeiten fließen anschließend direkt in die Abrechnung.
Besonders profitiert TBit Systems von eigenen API-Anwendungsfällen: Serviceverträge und Lizenzen laufen über Abo-Verträge, deren Mengen automatisch mit den Anbieterportalen synchronisiert werden. Das erspart manuelle Pflege und verhindert Abrechnungsfehler.
Für die Projektabrechnung hat das Team zudem einen eigenen Workflow entwickelt: Erreicht ein Projekt einen festgelegten Status, wird die Abrechnung automatisch angestoßen, die Leistungen in eine Rechnung übernommen und diese als PDF automatisch per E-Mail verschickt.
Das Ergebnis: weniger manuelle Arbeit, weniger Fehlerquellen und mehr Zeit, um auch bei wachsender Kundenzahl persönlich und zuverlässig zu bleiben.
Besonders profitiert TBit Systems von eigenen API-Anwendungsfällen: Serviceverträge und Lizenzen laufen über Abo-Verträge, deren Mengen automatisch mit den Anbieterportalen synchronisiert werden. Das erspart manuelle Pflege und verhindert Abrechnungsfehler.
Für die Projektabrechnung hat das Team zudem einen eigenen Workflow entwickelt: Erreicht ein Projekt einen festgelegten Status, wird die Abrechnung automatisch angestoßen, die Leistungen in eine Rechnung übernommen und diese als PDF automatisch per E-Mail verschickt.
Das Ergebnis: weniger manuelle Arbeit, weniger Fehlerquellen und mehr Zeit, um auch bei wachsender Kundenzahl persönlich und zuverlässig zu bleiben.