Erfahrungsbericht: Endlich Klarheit im Datenschutz.
Warum ich mich für Datenschutzexperte.de entschieden habe.
Ich bin Geschäftsführer der work4all GmbH in Köln. Wir entwickeln ein integriertes ERP-System für kleine und mittelständische Unternehmen – Projektmanagement, CRM, Zeiterfassung, Buchhaltung, alles in einer Software.
Was wir für unsere Kunden leisten, wollten wir auch intern leisten: Struktur. Besonders im Datenschutz. Aber das war nicht immer so...
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Vier Jahre Einzelberatung – viele Dokumente, wenig Überblick
Vor vier Jahren habe ich begonnen, mich mit Datenschutz und Compliance zu beschäftigen – wie viele andere auch aus der Notwendigkeit heraus. Ich habe mir einen Juristen an die Seite geholt, um rechtssicher aufgestellt zu sein.
Die Sitzungen waren gut gemeint, aber oft überfordernd: viele Fachbegriffe wie TOMs, Audits, personenbezogene Daten, AVV – ich habe mitgeschrieben, aber nie ein klares Konzept vor mir gesehen. Dazu kam, dass wir auch Cloud-Verträge brauchten, Lizenzmodelle unterschieden – und der Jurist erst einmal verstehen musste, waswir überhaupt tun.
Anfang 2025 wurde mir klar: So geht es nicht weiter. Wir hatten immer mehr Kunden, die mit eigenen Datenschutzbeauftragten auf uns zukamen – mit sehr konkreten Anforderungen. Ich war es leid, mich in immer neue Diskussionen zu stürzen, weil unsere Vertragsformulierungen nicht wasserdicht waren.
Offene Fragen, keine Struktur...
Am Ende hatten wir 2020 zwar einen Hostingvertrag, SaaS-Vertrag, Lizenzverträge (Miete/Kauf), AVVs und TOMs – aber mir fehlte die Übersicht. Ich wollte in Erfahrung bringen:
Was passiert mit den Mitarbeiterverträgen?
Muss unsere Software datenschutzrelevante Features haben?
Wie dokumentiere ich Löschungen?
Wann und wie schulen wir unsere Mitarbeitenden?
Muss ich auch bei einer TeamViewer-Sitzung einen AVV abschließen?
Dann kam der Tipp: datenschutzexperte.de
Nach meinem ersten Termin war ich überrascht – im positiven Sinn: Ein geführter Datenschutzprozess, visuell abgebildet, Schritt für Schritt.
Als Softwareunternehmen liebe ich genau das. Endlich ein System, das nicht nur berät, sondern mich auch strukturiert durch den Prozess führt. Wir haben direkt zugesagt – auch, weil im Paket 20 Stunden Juristenberatung enthalten waren. Die wollte ich unbedingt haben, um bei Bedarf auf Augenhöhe mit den Datenschutzbeauftragten unserer Kunden sprechen zu können.
Die Umsetzung: intensiv, aber befreiend.
Nach sechs Wochen: Struktur und Stolz
Raus aus den juristischen Endlosschleifen.
Es dauerte einige Wochen, aber ich verstand immer mehr. Die Aufgaben wurden weniger. Die Logik des Systems wurde klarer. Und eines Tages klingelte das Telefon:
„Herr Schmitz, sehr gut – Sie können den Audit-Termin mit Ihrem externen Datenschützer vereinbaren.“ Ich war ehrlich gesagt stolz.
Weil ich es geschafft habe ein System zu finden das uns führt.
Mein Fazit?
Ich bin sehr glücklich mit der Entscheidung für datenschutzexperte.de. Für uns als Softwarehaus ist der strukturierte, softwaregestützte Ansatz genau richtig und ich kann mich wieder auf das konzentrieren, was ich eigentlich tun will: eine effiziente Software bauen.